In 7 stappen naar een goede communicatie

In mijn vorige blogartikel liet ik je zien waarom het slim is om een strategie voor je communicatie op te zetten. Ik heb je zeven stappen gegeven, die je kunt nemen om tot een goed plan te komen. Ik zal nu iets dieper op elke stap ingaan.

1. Boodschap vertellen

In de eerste stap bepaal je wat de boodschap is die je wilt vertellen. Waar gaat het om? Wil je bijvoorbeeld de aandacht trekken voor de lancering van een nieuw product, dan wil je natuurlijk vertellen waarom het product zo handig is dat je doelgroep er niet zonder kan.

2. Doelgroep

Dan komen we meteen bij de doelgroep: aan wie wil je de boodschap vertellen? Het nieuwe product dat je wilt lanceren, kun je onder de aandacht brengen van je directe klanten. Als jij een groothandel hebt, kun je er echter ook voor kiezen om je communicatie te richten op de eindgebruiker. Door eindgebruikers enthousiast te maken voor het product, creëer je vraag bij de tussenhandel (je eigen klanten) en die komen dan bij jou.

Het is belangrijk om te bepalen aan wie je de boodschap wil vertellen, omdat je dan gericht naar de doelgroep kan zoeken. Dat is direct de volgende stap uit het stappenplan. Doordat je durft te kiezen voor een bepaalde groep, kan je je communicatie helemaal op deze groep afstemmen.

3. Plaatsbepaling

Je bepaalt nu waar je de boodschap wilt vertellen. De voorgaande stap is hierbij van belang. Doordat je je doelgroep hebt bepaald kun je deze groep gericht aanspreken. Als je bijvoorbeeld adverteert op een website waar de doelgroep zich bevindt, is dat veel effectiever en/of kostenbesparender dan het adverteren op een algemene website, waar ‘iedereen’ komt. Het kan ook zijn dat jouw doelgroep nauwelijks op internet zit en dan is een advertentie in een lokale krant weer veel beter.

4. Doelstelling

Als je een duidelijke doelstelling formuleert, ben je in staat om te meten of je het goed hebt aangepakt. Wees specifiek, maak de doelstelling meetbaar en zorg ervoor dat je doel uitdagend is, maar wel haalbaar. Bedenk wat je wilt bereiken met je boodschap. Bij een productlancering kan je als doel hebben om direct zoveel mogelijk producten te verkopen, maar je kunt de communicatie ook op het verkrijgen van naamsbekendheid richten.

5. De boodschapper

Je kunt zelf vertellen hoe goed je nieuwe product is, maar mensen nemen eerder iets aan van een gebruiker van het product. Het wekt vertrouwen als bestaande klanten jouw product aanbevelen, dus kan je je klanten een beoordeling laten geven en dat gebruiken in je communicatie.

6. Tijdstip

Om te kunnen bepalen wanneer je je boodschap gaat vertellen, moet je weten wanneer je je doelgroep hier het beste mee kan bereiken. Op maandagochtend wordt er bij bedrijven veel vergaderd, dus dan een belactie starten is niet erg zinvol. Voor bijvoorbeeld Twitter zijn er allerlei ‘tools’ die je laten zien wanneer je de meeste van jouw volgers kan bereiken. Op die manier kun je effectief plannen.

7. Communicatiemiddelen

Bij de laatste stap komen alle eerder genoemde punten bij elkaar. Op welke manier ga ik de boodschap aan mijn doelgroep vertellen? Je weet inmiddels waar en wanneer je je doelgroep kan bereiken en dus ook via welke kanalen. Je weet wat je wilt vertellen, hebt een doelstelling geformuleerd en weet wie de boodschap het beste bij jouw doelgroep kan overbrengen.

Zeer waarschijnlijk kom je nu tot een mix van allerlei manieren waarmee je je doelgroep kan benaderen. Via een advertentie in een populair magazine, op internet via social media of een website, maar misschien ook wel door het uitdelen van flyers bij een evenement waar jouw doelgroep komt. Er is een bepaald budget voor de communicatie en ook dat laat je meewegen, dus zal je soms keuzes moeten maken. Bedenk dat verschillende communicatiemiddelen elkaar versterken (zie Synergie) en kies de mix die jou het meest gaat opleveren.

Posted in Algemeen | Leave a comment

Stappenplan voor communicatie

Communicatiestrategie

In mijn vorige artikel kon je al lezen over een communicatiestrategie. Deze keer ga ik daar wat dieper op in.

Om je te helpen om tot een duidelijke communicatiestrategie te komen, heb ik een stappenplan gemaakt, dat ik graag met je deel. Door het stap voor stap volgen van de punten uit dit plan, kom je voor jouw bedrijf, voor je project of voor de lancering van je nieuwe product tot een heldere communicatiestrategie.

Het levert geld op

Wat is het nut van een communicatiestrategie? Heel concreet kan ik zeggen: het levert je geld op! Zoals ik vorige keer al schreef: verschillende communicatiemiddelen kunnen elkaar versterken. Als je daar gebruik van maakt, bereik je meer mensen. Daarmee bereik je meer potentiële klanten en daardoor zal je dus meer geld verdienen!

Het is zaak om vooraf goed na te denken wat je wilt communiceren en aan wie je je boodschap kwijt wilt. Door de communicatie af te stemmen op je doelgroep, zal je boodschap aanspreken en zal je bedrijf bekender worden, je project ‘in the picture’ staan en je producten beter verkocht worden.

Verschillende niveaus

Een communicatieplan kun je op verschillende niveaus maken. Zo kun je een plan schrijven voor je bedrijf of voor een specifiek project. Ook kun je aparte plannen maken voor actuele gebeurtenissen. Bij de lancering van een nieuw product of een nieuwe dienst is het belangrijk om te kijken hoe het nieuws het beste naar buiten gebracht kan worden. Je hoeft daarbij niet elke keer ellenlange beschrijvingen te maken, als je maar goed nadenkt over de verschillende stappen uit het plan. Door een strategie te bepalen bereik je veel meer met je communicatie.

Stappenplan

Ik zet de verschillende stappen voor je op een rij. Geef antwoord op de volgende vragen.
1 Wat is de boodschap die ik wil vertellen?
2 Aan wie wil ik de boodschap vertellen?
3 Waar wil ik de boodschap vertellen?
4 Wat is het doel van mijn boodschap?
5 Wie vertelt de boodschap?
6 Wanneer wil ik de boodschap vertellen?
7 Hoe kan ik dat het beste vertellen?

Bij elke vraag kijk je terug naar de vorige en neem je het daar gegeven antwoord mee. Je krijgt zo een duidelijk beeld van je doelstelling en doelgroep. Dan ga je aan de slag met hoe de boodschap overgebracht moet worden. Dit hangt van je doelstelling en doelgroep af. Al met al kom je tot een duidelijk plan, waarmee je van wal kunt steken met gerichte communicatie.

Wil je meer weten over de stappen uit het stappenplan? Hou dan mijn blog in de gaten. Want binnenkort komt er een vervolg op! Heb je tot die tijd vragen? Je kunt ze hieronder kwijt door te reageren op dit artikel.

Posted in Algemeen | Leave a comment

Synergie

In mijn vorige blogartikel heb ik verteld dat het belangrijk is om goed te communiceren. Er zijn veel verschillende communicatiemiddelen om een boodschap over te brengen. Door diverse middelen te combineren, creëer je meer dan dat je de afzonderlijke middelen los gebruikt: synergie. Het is goed om na te denken hoe het beste resultaat bereikt kan worden.

Communicatiestrategie

Communiceren doen we elke dag. Voor bedrijven is het belangrijk om optimaal gebruik te maken van de verschillende communicatiemiddelen. “Ik moet een website en Twitteraccount hebben, want dat hoort er tegenwoordig bij” is een veelgehoorde uitspraak. Een Twitteraccount aanmaken omdat ‘iedereen’ het heeft, is een slechte reden. Ik ken een communicatiespecialist die zelf geen website heeft! Dat is voor haar een bewuste keuze en haar redenatie snijdt hout. Het is onderdeel van haar communicatiestrategie.

Een communicatiestrategie, dat klinkt misschien ingewikkeld. Wat heeft een bedrijf aan een Twitteraccount als je niet weet wat je moet melden? Of wat heb je eraan als de mensen die je wilt bereiken niet op Twitter zitten? Dat klinkt al een heel stuk makkelijker. Dit zijn vragen waar het bij een communicatiestrategie om draait.

Bij het opstellen van een communicatiestrategie begin je bij de boodschap en niet bij het communicatiemiddel. Het kan er dan op neerkomen dat je, omdat persoonlijk contact met klanten voor jou zo belangrijk is, besluit om geen gebruik te maken van online media.

NS communiceert goed

In mijn vorige blogbericht schreef ik over de NS. Laten we nu ook weer even teruggaan de NS. Stel dat het komend weekend weer gaat sneeuwen. De NS heeft op de website, in de media en via sociale media vermeldt dat er een aangepaste dienstregeling is. Via diezelfde kanalen houdt ze reizigers op de hoogte van treinen die wel rijden. De NS heeft een app en een sms-diens geïntroduceerd, waarmee reizigers precies op de hoogte gehouden worden van de treinen op het traject waar zij regelmatig op reizen. Uiteraard wordt er op de stations juiste informatie gegeven op vertrekborden en door medewerkers op de perrons. Omdat reizigers wat langer moeten wachten dan normaal, wordt er op deze koude dag gratis warme chocolademelk uitgedeeld. Reizigers hoeven niet lang op de koude perrons te wachten, want ze weten wanneer hun trein komt en kunnen dus in de warme stationshal blijven. Omdat de NS duidelijk heeft uitgelegd waarom sommige problemen niet direct op te lossen zijn; omdat de NS waardering en begrip toont voor de problemen van de reiziger, direct met oplossingen komt en omdat de NS duidelijk communiceert zullen er veel minder klachten ontstaan.

Mooie woorden, maar wat heb ik eraan?

Ik hoor je nu denken: dat zijn mooie woorden, maar wat heb ik eraan? Net zoals bij de NS kan uw bedrijf profiteren van goede communicatie. Hierbij hoeft het niet om klachten te gaan. Een hogere betrokkenheid van je bestaande klanten levert je meer opdrachten op. Een duidelijke en herkenbare uitstraling van jouw bedrijf, levert je meer nieuwe klanten op. En dat bereik je mede door een goede en doordachte communicatie.

Ik hoor graag wat jij van dit artikel vindt. Ook hoor ik graag over ervaringen van anderen. Wat heeft het afstemmen van verschillende communicatiemiddelen jou opgeleverd?

Posted in Algemeen | Leave a comment

Communicatie: een sneeuwbaleffect

Communicatie is vandaag de dag erg belangrijk. Sneeuwt het een dag en iedereen heeft het weer over de slechte communicatie van de NS. Hadden reizigers direct geweten dat en hoeveel vertraging ze zouden oplopen, waren ze direct naar de juiste perrons doorverwezen en waren er direct teruggaveformulieren uitgedeeld, dan waren de klachten een stuk minder geweest. Het eigenlijke probleem, de vertraging van de treinen, wordt versterkt door slechte communicatie. Dat komt in de media en er is geen houden meer aan: het imago van de NS krijgt opnieuw een dreun.

Communicatie

Communicatie is het overbrengen van een boodschap. Dat kan op heel veel verschillende manieren. Zo had ik tegen mijn vrienden en kennissen kunnen zeggen: “goede communicatie is belangrijk”. Om meer mensen te bereiken had ik op een NS-station, bij gebrek aan nuttige reizigersinformatie, kunnen laten omroepen dat communicatie belangrijk is. Ik kan ook een blogartikel schrijven, zoals ik nu doe. Daarmee hoop ik ook veel mensen te bereiken. Ik zal een aantal keer via Twitter een bericht sturen met een verwijzing naar het blog, zodat nog meer mensen zullen lezen dat communicatie erg belangrijk is.

Communicatiemiddelen

Er zijn talloze communicatiemiddelen waar iedereen gebruik van maakt. Bijna elke vereniging heeft een website of brochure, veel mensen gebruiken Hyves, Twitter of LinkedIn en veel bedrijven plaatsen advertenties, organiseren personeelsuitjes en geven geschenken aan hun relaties.

Impact

Personeelsuitjes? Geschenken? Ja, ook dat zijn communicatiemiddelen. Door een personeelsuitje laat je je personeelsleden merken dat je hun inzet waardeert. Dat is de boodschap. Door het geven van een relatiegeschenk geef je de klant de boodschap dat je blij bent met het vertrouwen dat je krijgt. Je kan ook een mailtje sturen: ‘bedankt voor je inzet’ of ‘bedankt voor het vertrouwen’, maar dat heeft toch net wat minder impact. De boodschap komt wel over als de e-mail gelezen wordt, maar het krijgen van een geschenk of het beleven van een personeelsuitje blijft toch meer en langer hangen. Bovendien praat men erover: met elkaar, met collega’s en thuis met familie en vrienden. Of je een e-mail stuurt of een relatiegeschenk geeft hangt af van wat je met je boodschap wilt bereiken.

Combineren

Door verschillende communicatiemiddelen met elkaar te combineren, kan nog meer bereikt worden dan met de inzet van slechts één middel. Een Tweet versterkt mijn blog, die op zijn beurt weer mijn website versterkt. Door slim om te gaan met de verschillende manieren om te communiceren krijg je iets moois: een sneeuwbaleffect. Laat die sneeuwbal alsjeblieft niet op het spoor belanden, anders moet de NS weer gaan communiceren… en dat zorgt vaak voor een negatief sneeuwbaleffect…

Zie jij ook het belang van een goede communicatie of denk jij juist dat het niet zoveel uitmaakt? Ik ben benieuwd naar je eigen ervaringen; dus laat het me weten!

Posted in Algemeen | Leave a comment

Bloggen

Vandaag is mijn eerste blogbericht een feit. Ik ben al even van plan om een blog op mijn website te zetten, maar wilde er eerst een plan voor maken. Als je met bloggen een bepaald doel voor ogen hebt, is het handig om eerst goed na te denken, voordat je gaat bloggen. Mijn eerste blogonderwerp is dan ook ‘bloggen’.

Wat is bloggen?

Het woord ‘blog’ komt van weblogs. Blogs zijn websites waar de blogger content op plaatst. Het nieuwste bericht verschijnt bovenaan de pagina. Meestal is de inhoud van een blog tekst, maar het kan ook een foto, audio of video zijn. Voor de bloglezers is het meestal mogelijk om te reageren op de blogs.

Waarom ga je bloggen?

Bloggen is erg laagdrempelig; je kan er zo mee beginnen. Bovendien zijn de kosten van een blog laag. Bloggen wordt door veel mensen en bedrijven gebruikt om eigen ideeën over te brengen. Je kan bloggen gebruiken om te vertellen over een hobby, een mening te verkondigen en te laten zien waar je interesses liggen. Bedrijven bloggen over nieuwe producten en geven informatie over hun vakgebied.

Veel blogs worden vaak bijgewerkt. Het is een middel dat daarom vaak gebruikt wordt voor teksten over actuele zaken en gebeurtenissen. Via een blog kun je anderen wat leren of beïnvloeden. Ook kan door derden makkelijk een reactie gegeven worden, waardoor het mogelijk is meningen van anderen te peilen.

Al met al is er veel mogelijk met een weblog. Belangrijk is wel dat je vooraf bedenkt wat je met een blog wilt bereiken. Met de doelstelling in het achterhoofd is het makkelijker schrijven!

Wie leest een blog?

Mensen die eerder nieuws willen lezen, dan wanneer het bijvoorbeeld in de krant of een vakblad staat, lezen blogs. Ook voor achtergronden van actuele onderwerpen wordt vaak op blogs gekeken. Mensen die informatie zoeken over een bepaald onderwerp, komen via internet vaak op blogs terecht. En mensen die graag van anderen wat willen leren, lezen blogs waar tips gegeven over bepaalde onderwerpen.

Hoe te beginnen met bloggen?

Bedenk eerst waarom je wilt bloggen. Formuleer een doelstelling en houd deze in gedachten bij het schrijven. Als je regelmatig nieuwe berichten wilt publiceren, is het verstandig een plan te maken. Maak hiervoor een lijst met onderwerpen waar je het in je posts over wilt hebben. Door te brainstormen en allerlei subonderwerpen te bedenken krijg je vanzelf een lange lijst met onderwerpen. Je kunt deze vervolgens eventueel indelen naar verschillende thema’s en er een logische volgorde aan geven. Zorg voor een mooie opbouw, zodat men uitkijkt naar je volgende artikel. Dan ben je klaar om je eerste berichten te schrijven!

Programma’s

Er zijn verschillende partijen waarbij je zelf een weblog bij kan houden. Veel gebruikte programma’s om een blog bij te houden zijn WordPress, Blogger of Web-log.nl. Je kunt een weblog toevoegen aan een bestaande internetsite, maar er ook een aparte website voor gebruiken. In het laatste geval moet je een naam voor je weblog verzinnen, die duidelijk maakt waarover je schrijft. Daarmee wordt je beter gevonden door zoekmachines.

Start

Nou, ik ben in elk geval met bloggen gestart! Heb je nog vragen over bloggen? Reageer dan op mijn artikel. Ik ben ook erg benieuwd naar ervaringen van anderen met bloggen. Dus laat het me weten.

Posted in Algemeen | Leave a comment